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Datenschutz

Datenschutzordnung des Tennis-Clubs Cassella e.V.

 

Präambel

 

Der Tennisclub Cassella e.V. (TCC) verarbeitet in mehrfacher Hinsicht personenbezogene Daten. Dies geschieht z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung,der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden undeinen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der TCC die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

§ 1 Allgemeines

Der TCC verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern sowie Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sportbetrieb. Dies geschieht sowohl automatisiert mit EDV-Systemen als auch nicht-automatisiert in Papierform (z.B. Ablage bzw. in Form von ausgedruckten Listen). Darüber hinaus werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Mitgliederzeitung bzw. auf der CCWebsite veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In alldiesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung,  das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Zur Erfüllung des vertraglichen Verhältnisses, das sich auf der Grundlage des genehmigten Aufnahmeantrags ergibt, verarbeitet der TCC personenbezogene Daten seiner Mitglieder nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der Datenschutz- Grundverordnung.

2. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Näheres ergibt sich aus dem „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten“.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Tennisbezirk Frankfurt, dem Hessischen Tennisverband und dem Landessportbund Hessen werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese Körperschaften weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

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§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und im Internetauftritt des TCC veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

 

2. Neben den persönlichen Grunddaten (Name, Vorname) zählen hierzu insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnahme an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Spielergebnisse oder Zugehörigkeit zu einer Altersgruppe.

 

Datenschutzordnung des TCC 2

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videoaufnahmen erfolgt gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a der Datenschutz-Grundverordnung und gemäß § 22 des Kunsturheberrechtsgesetz (Recht am eigenen Bild) ausschließlich nach erfolgter Einwilligung der abgebildeten Personen. Zum Nachweis der Einwilligung muss diese schriftlich abgegeben werden. Sie kann jederzeit widerrufen werden.4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail- Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

 

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ersten Vorsitzenden zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Der Erste Vorsitzende stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung nach § 16 Abs. 6 der TCC-Satzung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Dateizur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der TCC einen vereinseigenen E-Mail- Account ein, der ausschließlich im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation zu nutzen ist.

Datenschutzordnung des TCC 3

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail- Accounts verwendet werden, sind die E-Mails als Blindkopien (BCC) zu versenden.

 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. einzelne Mitglieder des Vorstands), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

§ 8 Datenschutzbeauftragter Solange nicht mindestens 10 Personen ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, sieht der TCC davon ab, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

 

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der TCC unterhält einen zentralen Internetauftritt. Seine Einrichtung und Pflege obliegt dem hiermit beauftragten Mitglied des TCC im Rahmen der Beschlüsse des Vorstands. Änderungen dürfen ausschließlich durch ihn oder ein Vorstandsmitglied vorgenommen werden.

2. Der Internetbeauftragte ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit dem Online-Auftritt verantwortlich.

3. Sofern Mitgliedergruppen und Mannschaften eigene Internetauftritte einrichten möchten, ist dafür die Genehmigung des Vorstands einzuholen.

 

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1.Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des TCC dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, −nutzung oder −weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

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§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des TCC am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Internetseite des TCC in Kraft
 

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